達觀鎮社區管理委員會第八屆(第一次)行政小組會議紀錄

開會時間：民國九十四年元月二十四日（星期一）晚上八時。

開會地點：A2區B棟（B2會議室）

主 席：陳 超　　　　　　　　　　　 紀錄：何蓬生

出席委員：林文志、施文欽、李中美、翁維仁、汪時因、蕭扣成

陳錤在、林長佳、游能煥、

請假委員：張理華、高昭儀、周旺暾、

列席委員：李連水、向文典、

主 席：一、現在出席人數已超過半數，宣佈會議開始本次會議有5個議題，在未討論之前，本人先報告目前全區之收費及欠繳狀況。

1A2區每月應收1¸266¸750元目前欠繳1¸557¸319元。

2A4區及A5區每月應收912¸200元目前欠繳2¸061¸045元。

二、目前存款行自台銀改成郵局在作業上轉變會產生的問題請大家討論。

總 幹 事：目前有約30位住戶固定用台銀自動扣款多年，如果台銀帳戶結清勢必通知每位住戶重新開戶，會造成住戶不便，建議台銀帳戶暫不結清，如改存郵局可減少每日往返之舟車勞頓並可節省時間約1個半小時。

林委員文志：立意甚佳，除可減少路上時間成本，又可減少管委會每月400元之停車費支出，當郵局存款一定額度後再匯入台銀或由台銀之存款帳戶轉帳付款，其他戶頭暫不動，開立郵局戶頭實為可行。

決 議：先行準備開立郵局之活儲帳戶之資料，以備需求(安康路公崙郵局)。

主 席：聘請會計師協助作帳認證事宜，請各位討論。

林委員文志：想要請會計師之事是誰提的，其目的及必要性請說明。

向監委文典：目前中心只做簿記帳，沒有總帳之觀念，請會計師的優點可以輔導總帳之建立，電腦ENTER-按即可出來，且每棟每月之支出比例無法秀出來，還有應收及實收部份若有住戶預繳時，我們本屆可能會花掉此部份，如此對下屆會造成先支出之不公平現象，若我們請會計師大約二、三萬元查帳員三千多元，是否聘任請大家決定，當然這個是在行政副主委之權限，汪委員曾提及若未建立會計制度，她或許不會擔任此項職務，如此她本人可交接清楚，乾乾淨淨，若聘任會計師有四種功能1建立總帳制度2輔導會計流程3切結七、八屆交接清楚4建立查帳制度。

林委員文志：建立總帳制度本人無意見，但輔導會計流程此項我們委員本身就須將會計科目分清楚，在簽呈上就應註明即可，並由簽呈上看出具傳票作用，下個月之付款必須在本月份，月會決定方可支出，至於交接銀行中的現金存款是重點，對帳單餘額證明書存摺是財務交接之重要項目，實際上我們應規劃預算制度，並配合主委及功能副主委之權限以當月之收入預算作為次月之支出之參考方為財務規劃之精神。

汪財委時音：管理中心的帳應該編號及科目都要編出來，各棟之應收未收、實收，電腦一按就應該要出來，目前中心的都是用EXCEL做出來隨時會當機，我們要求的是清清楚楚的帳，各棟支出應列明不要讓住戶質疑，連會計師都看不懂財報。

游委員能煥：請會計事務所列個報價單，絕對不是二、三萬元就可以解決。

林委員文志：所有問題的質疑重點是支票開立後的問題，在未開立前不會產生，所有支票開立之程序及簽核都是在上個月會就決定才會在次月開立，該看的該核准的，從本人接手至今每張該開的支票都清楚的在財報上，實在不知道是有甚麼不清楚的。

游委員能煥：請會計師所費不贄，可買一套會計軟體即可運作，現在軟體很便宜，實在不需要讓我的同業賺太多。

李主委連水：請問汪財委那天會計師來，您與他談的結論如何，是否有報價?

汪財委時音：會計師不是我約的，我是被通知才和他談的。

決 議：1請會計師報價。2買一套軟體。

主 席：關於消安改善事項中之一齊開放閥共826個，另外是火災緊急照明燈損壞277個， 826個開放閥如按照祥鶴公司報價其費用約120萬費用驚人，經本人詢問博修消防公司得悉約爲祥鶴報價的一半，如更新只需更換橡皮壂片及污垢清除即可，我們機電組可自行更換，價格可省約一半，緊急照明燈部份我們自行更換內部電池、燈管、電路板合計費用約270元，以目前每個800元而言省下費用每個530元節省約15萬，由機電組自行施作即可，另外樓頂之抽風馬達其大部份是皮帶老舊若或更換軸承即可，如此消安工程能自行施作部份可省壹佰多萬，其他由消防公司承作及向消防局申報手續再行對外發包。

李主委連水：金額縮小後，在與廠商簽約時我們可分數期來付款即可。

主 席：1每期支付的款項未超過收入之一半時，就不必召開住戶大會。

2瘦身計畫中擬先對於副總幹事部份先行瘦身，各位委員有何意見。

決 議：聯安合約於4月30日到期，俟下次招標後於5月份起實施。

主 席：投保社區公共意外責任險討論各位有何意見。

李主委連水：公寓大廈條例規定必須投保之部份指公共區域範圍，關於投保理賠制式化每年最高費用1仟萬，包括人員及財務之損失因此保費會不相同，關於這方面之資料我會在下次會議中搜集後，再提供給大家參考。

主 席：各位手上有乙份社區保全之投標須知內容討論。

1刪減副總幹事乙名。

2警衛目前20名改為14名(但必須大門崗哨建立方可實施)。

3國中畢業改為高中畢業。

4投標資格具備大型社區700戶以上改為480戶。

5公司月營業額新台幣1¸500萬元改為800萬元以上。

6資本額必須4¸000萬元。

決 議：此案公開招標將再提報月會討論。

散 會